在庫・発注の「気づいたら欠品」をなくす：スプレッドシートと Google Apps Script で、減ったら Slack に通知する

「気づいたら売れ筋が欠品していた」「逆に倉庫の奥で在庫が眠っていた」。中小企業の在庫管理では、ベテラン担当者の勘と記憶で発注を回しているケースが本当に多いものです。回ってはいるけれど、その人が休んだ日や辞めた後に、ぱたりと崩れる。これが在庫まわりの一番こわいところです。

世の中では「在庫管理システムを入れましょう」で話が終わりがちですが、現場で実際に欠品を減らすのは大きなシステムよりも、「在庫が減ってきたら、発注の目安を自動で知らせる」という小さな仕組みです。これは、いま在庫の数を持っている表（Google スプレッドシート〔グーグル スプレッドシート・Google 製のクラウド表計算〕や在庫システムの一覧）を Google Apps Script（グーグル アップス スクリプト・Google 製品を自動で動かす無料のプログラム実行環境） で定期的に見張らせ、決めた数を割ったら Slack（スラック・チーム向けチャットツール） や LINE に発注の合図を飛ばす、という組み合わせで実現できます。今日はそこを、どの工程にどの道具を使うかまで具体的に整理します。なお、ここで挙げる例は特定の実在企業の事例ではなく、現場でよく見る状況を組み立てた代表的なケースです。

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結論：在庫の「監視」と「発注の合図」を自動にする

在庫管理の自動化と聞くと身構えますが、やることは大きく2つだけです。ひとつは在庫の動きを自動で把握すること。もうひとつは、ある数を下回ったら発注の目安を自動で通知することです。

「いくつまで減ったら、いくつ頼むか」という判断を、頭の中ではなくルールとして書き出す。あとはそのルールに沿って、減ってきた商品だけをシステムが知らせてくれる。担当者は通知を見て発注をかけるだけになります。勘に頼っていた判断を、誰が見ても同じ動きになる仕組みに移す。これが本質です。

ここで浮くのは「在庫を数えに行く」「あといくつだっけと記憶をたどる」「念のため棚を見て回る」といった、見えにくい時間です。その分、社員は本来の販売や段取りに時間を使えるようになります。

向いている会社・向きにくい会社

向いているのは、同じ商品・部材を繰り返し仕入れて、繰り返し売る/使う会社です。小売、飲食の食材、製造の部材、消耗品を多く扱う現場などが当てはまります。動きにパターンがある在庫ほど、通知の精度が上がります。

逆に、毎回まったく違う一点ものを扱うような業態は、自動通知の効果は下がります。それでも「過去の入出庫を記録に残す」「数えた数をその場でデジタル化する」部分だけでも、棚卸しの負担はぐっと軽くなります。完全自動でなくても、手間が減る部分から始められます。

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具体的に、どう仕組みにするか

もう少しかみ砕くと、こういう流れです。

1. 在庫の数を一箇所にまとめる：紙の台帳や頭の中の管理をやめ、売れた・使った・入れたが記録される一覧（表計算でも構いません）に集約します。ここが土台です。
2. 発注ルールを数字で決める：商品ごとに「いくつまで減ったら」「いくつ頼むか」を書き出します。仕入れにかかる日数や、よく出る時期も加味して決めると、欠品も過剰も防げます。
3. 下回ったら自動で通知する：在庫がルールの数を切ったら、その商品だけを担当者に自動で知らせます。全部を眺める必要がなくなり、見るべきものだけが上がってきます。
4. 売れ行きから発注量を見直す：直近の動きをもとに「最近よく出る商品」を拾い、発注の目安を少しずつ調整します。ここでAIが、過去の動きの読み取りを手伝えます。
5. 担当者一人に依存しない状態にする：ルールが見える形になっていれば、別の人でも同じ発注ができます。属人化が解け、休みや引き継ぎにも強くなります。

実際に、どの道具を使うのか

「自動で監視して通知」と言うと特別な仕組みに聞こえますが、実際は身近な道具の組み合わせで足ります。私たちが工程ごとに使い分けている代表的な道具を挙げます。

• 在庫の数をためる場所：まずは Google スプレッドシート（グーグル スプレッドシート・Google 製のクラウド表計算） が定番です。誰でも開けて、後述の自動化ともつながりやすいのが利点です。すでに 専用の在庫管理システム（クラウド型の在庫サービスなど）を使っているなら、その一覧を土台にすれば構いません。判断としては、品目が数百までで「まず動かしてみたい」段階ならスプレッドシート、複数拠点・バーコード運用まで見据えるなら専用システム、という選び方をします。
• 入出庫の記録を自動で流し込む：手入力を続けると必ず止まるので、レジや会計の記録から自動でつなぐのが続けるコツです。たとえば スマレジ（POS レジサービス） のような POS や会計ツールには、売れた数を外に渡す連携口があるものが多く、そこから在庫の一覧へ反映させれば、数えに行く手間そのものが減ります。
• 在庫を見張る番人：ここが自動化の心臓部です。Google Apps Script（グーグル アップス スクリプト・Google 製品を自動で動かす無料のプログラム実行環境） を使うと、スプレッドシートの在庫を「毎朝9時」など決めた時間に自動で点検させ、決めた数を割った商品だけを拾い出せます。スプレッドシートが土台ならまずこれで十分です。専用の在庫システム側で「閾値を割ったら知らせる」設定がもとから用意されている場合は、そちらを使う方が早いこともあります。
• 発注の合図を届ける先：拾い出した「そろそろ発注」を、担当者の見る場所に飛ばします。社内のやり取りが Slack（スラック・チーム向けチャットツール） で回っているならそのチャンネルへ、現場が LINE 中心なら LINE へ通知する、というように普段見ている場所に合わせて選ぶのがコツです。メールに埋もれさせないこと、これが「気づいたら欠品」を防ぐ最後の一押しになります。

要は、ためる場所（スプレッドシート／在庫システム）→ 見張る番人（Google Apps Script）→ 届ける先（Slack／LINE） という三段で組むだけです。どれも特別な大型投資ではなく、いまある環境に少し足す範囲で始められます。

つまずきやすい点

• 最初から全商品をやろうとする：品目が多いと挫折します。動きが多い・欠品すると痛い商品から始めるのが結局いちばん早いです。
• ルールを決めずに通知だけ入れる：「いくつで頼むか」が曖昧だと、通知が来ても判断がぶれます。数字を先に決めるのが肝心です。
• 記録を入力する手間で続かない：レジや受発注の記録から自動でつながる形にしておくと、入力の手間が減り、仕組みが回り続けます。

よくある質問

Q. 予測まで自動にできますか？ A. 過去の動きから「最近よく出ている／落ちている」を読み取り、発注の目安を出すところまでは現実的です。ただし最終判断は人が確認する設計が安心です。あくまで目安を出す相棒として使うのが続くコツです。

Q. AIに在庫データを渡しても情報は大丈夫ですか？ A. 渡すのは在庫の数や発注の目安など、必要な範囲だけにできます。顧客名簿や取引条件など、外に出したくない情報は社内に置いたまま運用する線引きが可能です。

在庫管理は、担当者の勘が日々の発注をいちばん支えているのに、その勘がいちばん引き継ぎにくい業務です。仕組みに移せば、欠品も過剰在庫も減り、社員は数えて回る時間ではなく本来の仕事に集中できます。御社のどの商品から手をつけると時間が浮きそうか、まずは目安を出してみませんか。

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